Cahier 13a – Validering loonwaardevaststelling
3.2 De prestatiemeetnormen, de prestatie van de uitvoering van de functie door de werknemer per hoofdtaak

3.2.1 Algemeen

In deze paragraaf worden de basisbegrippen gedefinieerd voor het vaststellen van de prestatie van de werknemer in de uitvoering van de hoofdtaken ten opzichte van de soortgelijk gezonde. Hierbij gaat het, zoals eerder aangegeven, om de drie begrippen Tempo, Kwaliteit en Inzetbaarheid.

Om zo concreet mogelijk te kunnen zijn in de beschrijving van de prestatie is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij terminologie die de daadwerkelijke output van de werknemer in de functie-uitoefening weergeeft. De verwachting is dat de gerealiseerde loonwaarde op deze manier te benaderen is.

Output is ‘de economische waarde gerealiseerd door de prestatie die geleverd wordt’. De economische waarde wordt gerepresenteerd in het aantal goed geproduceerde eenheden, producten, rapporten, telefoontjes, behandelde klanten, etc. Er is daarom bij de normfunctiebeschrijving voor gekozen om deze zoveel als mogelijk in outputtermen te beschrijven. Wij verwachten dat het methodisch waarnemen van output het meest lineair en transparant te koppelen is aan prestatiewaarde en loonwaarde.

Gegevens zoals bijvoorbeeld opleiding, ervaring, competenties en beperkingen van de persoon spelen op de achtergrond een rol bij loonwaardebepaling, omdat je daarmee vaak plausibel kunt maken waarom er sprake is van een verminderde prestatie. Dit soort gegevens is in gerealiseerde loonwaardevaststelling niet het primaire meetinstrument waarmee je de prestatie in beeld brengt. Dat zijn zoals aangegeven de outputgegevens en de feitelijke c.q. mogelijke omstandigheden op de werkplek en in de organisatie.

Gegevens over de persoon los van de arbeidssituatie zijn veelal wel de primaire meetinstrumenten bij het afgeven van de prognose van de loonwaarde voor de toekomst. Dat gaat dan bijvoorbeeld om het leerniveau, de leerwijze, het opleidingsniveau of de competenties van de werknemer. Dit soort zaken wordt in deze benadering gezien als verklaring (plausibiliteit) van de te verwachten output, het vaststellen van de prognose en voor het treffen van voorzieningen. Opgemerkt dient te worden dat de realisatie van de prognose sterk afhangt van de omstandigheden op de werkplek en in de organisatie.

Werkgever en werknemer hebben vaak een helder en herkenbaar beeld van de output. Het lijkt daarom wenselijk de invulling van de bestanddelen Tempo, Kwaliteit en Inzetbaarheid daar zoveel als mogelijk op te laten aansluiten. Samen moeten deze begrippen namelijk de economische waarde/productiviteit meten:

  • Tempo wordt uitgedrukt in het aantal gemiddeld geproduceerde eenheden per tijdseenheid over een relevante periode.

  • Kwaliteit wordt uitgedrukt in bruikbare (verkoopbare) aantallen producten en/of diensten.

  • Inzetbaarheid wordt uitgedrukt als de correctiemaat voor uren die niet gewerkt kunnen worden.

Er spelen nog twee aanvullende vragen die beantwoord moeten worden:

  1. Wegen alle drie de kernelementen even zwaar bij het vaststellen van de loonwaarde?
    De vraag is of er een weging nodig is van het belang (lees: invloed op de economische waarde) van de bestanddelen Tempo, Kwaliteit en Inzetbaarheid. Dit lijkt voor verschillende type functies wel uit te maken. Voor een productiemedewerker aan een lopende band lijkt Tempo voor de economische prestatiewaarde bepalender dan Kwaliteit. Voor een secretariële ondersteunende functie zou Kwaliteit wel eens bepalender kunnen zijn dan het exacte Tempo.

  2. Wordt het prestatieniveau (Tempo, Kwaliteit, Inzetbaarheid) eerst per hoofdtaak bepaald en dan vertaald naar de gehele functie of worden Tempo, Kwaliteit, Inzetbaarheid ieder afzonderlijk meteen op totaal functie niveau vastgesteld?

Hoe dit toe te passen wordt besproken bij de totale prestatieweging in paragraaf 3.3.

Voor ieder van de deelbegrippen Tempo, Kwaliteit en Inzetbaarheid stellen we de verhouding daarvan vast ten opzichte van de deelbegrippen in de normfunctie. Dit kan alleen na een gedegen procesanalyse van de taken en het bedrijfsproces. Dit geeft zicht op de delen die belangrijk zijn voor de werkgever en hoe deze de aanpassing en sturing op resultaat geborgd heeft. Deze analyse is de basis voor het kunnen doorvragen over de verhouding tussen de werknemer en de normfunctie, op de drie deelbegrippen. Dit is nodig om te weten dat de werknemer, werkgever en de loonwaarde-expert over hetzelfde praten. Maar het is ook nodig om de waarden bij de uitgevoerde taak en bij de normtaak te kunnen achterhalen, zodat de verhouding vastgesteld kan worden, zonder een invloed te vergeten of dubbel mee te nemen. Het is evident dat eigen waarneming de basis vormt voor de analyse en de waardering van de deelbegrippen.

Eerst worden nu de basis begrippen Tempo, Kwaliteit en Inzetbaarheid besproken. Het begrip Additionele kosten wordt in paragraaf 3.7 besproken.

3.2.2 Definitie van Tempo en gerelateerde deelbegrippen

Definitie: het (gemiddelde) aantal geproduceerde eenheden per uur, over een relevante periode, in vergelijking met het gangbare aantal geproduceerde eenheden per uur, over een relevante periode.

Tempo is bijdragen per uur in zowel de normfunctie als in de uitgevoerde functie. Het gaat daarbij om wat in een netto uur werken wordt geproduceerd, zonder verstorende factoren die terugkomen bij Kwaliteit en Inzetbaarheid. Dus een uur waarin alleen het proces van de taak uitgevoerd is en dat ook op andere uren herhaald wordt. Dus niet alleen een incidentele piek. Dit geldt voor zowel de normfunctie als voor de te waarderen functie.

Dit wordt uitgedrukt in een % van de output van de normfunctie.

Om dat vast te stellen valt te denken aan:

  • efficiëntie van handelen;

  • inspanning;

  • motorische of fysieke capaciteiten;

  • concentratie/mentale capaciteiten ;

  • uithoudingsvermogen;

  • effectiviteit/slimme aanpak;

  • overzicht;

  • efficiënte bewegingen.

Daarin zitten invloeden van snelheid van werk, effectiviteit van handelingen, etc. Hierbij gaan we uit van de gebruikelijke prestatie in een netto uur werken zonder invloeden van kwaliteitsaspecten of inzetbaarheid door bijvoorbeeld begeleiding. Die aspecten worden meegenomen onder inzetbaarheid.

Het tempo van de werknemer kan door de invloeden daarop hoger liggen dan bij het referentiepunt. Een tempo boven de 100% kan dus.

Een percentage vaststellen ten opzichte van de normfunctie is niet altijd eenvoudig. Omdat we de verhouding vaststellen ten opzichte van de normfunctie heeft de normfunctie de waarde 100%.

Soms zijn feitelijke waarden bekend, bijvoorbeeld tachtig stuks per uur in de normfunctie en zeventig stuks in de te waarderen functie. Dan stellen we normfunctie 80 stuks op 100% en is de waarde in de te waarderen functie als volgt te berekenen: 70/80 x 100% = 87,5% afgerond 88%.

Zijn er geen feitelijke waarden bekend, omdat bijvoorbeeld de normfunctie van buiten het bedrijf genomen is? Ook dan is de waarde van de normfunctie 100% en zal een schatting gemaakt moeten worden. Waarnemen en vergelijken met anderen binnen het bedrijf is dan een optie. Maar als de werkgever en werknemer zelf een percentage noemen is doorvragen op basis van de zelfgemaakte procesanalyse aangewezen. Enerzijds is doorvragen op de invloeden die horen bij het betreffende deelbegrip en wel of niet meegenomen zijn in de schatting, aan de orde. Anderzijds is doorvragen naar de basis van de schatting door de werkgever/werknemer van belang om daarmee ook zelf een waarneming te kunnen doen. Schattingen zullen doorgaans niet nauwkeuriger zijn dan in stappen van 5%.

3.2.3 Definitie van Kwaliteit en gerelateerde deelbegrippen

Definitie: het (gemiddelde) aantal geproduceerde eenheden dat direct bruikbaar is, omdat ze voldoen aan de gestelde Kwaliteit, over een relevante periode, in vergelijking met het gangbare aantal geproduceerde eenheden dat direct bruikbaar is, omdat ze voldoen aan de gestelde Kwaliteit, over een relevante periode.

Kwaliteit is dus een verlaging of verhoging van het aantal bijdragen bij gelijkblijvende noemer.

Als zowel in het werkproces van de normfunctie als bij de uitgeoefende functiecontrole en herstel opgenomen is in het proces, is er geen verlaging van de kwaliteit. Het eventueel meer fouten maken wordt in het proces hersteld en het effect daarvan is dan immers al meegenomen onder het deelbegrip Tempo. Immers meer fouten maken is meer herstellen en in die tijd worden geen andere bijdragen geleverd.

Als in de te waarderen taak, Kwaliteit een groot belang heeft voor de werkgever, dan is te verwachten dat de werkgever intervenieert. Een 1 op 1 controle kan zo’n interventie zijn. De meerkosten hiervan ten opzichte van een normale steekproefcontrole zullen we dan terugzien in de Additionele kosten. Bij grote waarde van het product kan ook herstel buiten het werkproces aan de orde zijn door een collega. Deze herstelkosten vinden we terug in de Additionele kosten. Onder kwaliteit nemen we alleen de niet zelf herstelde foute bijdragen mee, in verhouding tot de foute bijdragen van de norm natuurlijk. De fouten vatten we in Kwaliteit op als correctie van de prestatie bij Tempo.

Waardering Kwaliteit met getalsmatige percentagefouten

Normwerknemer 3% fouten, d.w.z. 97% (als kommafactor 0,97) goede bijdragen. Te waarderen werknemer 10% (als kommafactor 0,9) fouten. Waarde Kwaliteit in de te waarderen taak is: 0,9/0,97 x 100% = 92,8%, afgerond op hele procenten is dit 93%.

Dit wordt ook uitgedrukt in een % van de Kwaliteit van de normfunctie. Om dat vast te stellen valt te denken aan:

  • resultaat voldoet niet aan de opdracht;

  • controleert zelf onvoldoende;

  • afbreukrisico.

Uitgegaan wordt van direct bruikbare eenheden na afronding van de uit te voeren cyclus van handelingen door de werknemer zelf. Deze worden dus vrijgegeven – als bruikbaar – voor een volgende stap in het bedrijfsproces.

Bijdragen die later hersteld moeten worden of na controle teruggelegd worden voor reparatie of die als afval te beschouwen zijn, verlagen de geleverde kwaliteit. Ook hier weer in verhouding tot de referentie kwaliteit in de normfunctie. Bijdragen die door de werknemer zelf na zijn controle behorende tot zijn werkcyclus, hersteld worden, drukken het deelbegrip Tempo en worden bij kwaliteit niet opnieuw meegenomen als kwaliteitsverlagend. Die producten voldoen alsnog aan de kwaliteit. Kosten van herstel door een collega vinden we terug onder Additionele kosten.

3.2.4 Definitie van Inzetbaarheid en gerelateerde deelbegrippen

Het gaat om de voorspelbaarheid van de netto productietijd van de werknemer. Met taken die de werknemer niet kan uitvoeren en dus ook niet uitvoert in de praktijk, is in de eerder beschreven stappen voor de vaststelling van de normfunctie al rekening gehouden. In de normfunctie komen deze, niet in de functie uitoefening voorkomende hoofdtaken, ook niet voor.

Inzetbaarheid (verlies) kan zo in de vergelijking met de gezonde soortgelijke tot een zo minimaal mogelijk percentage beperkt worden. Goed toegepaste jobcarving sluit daar naadloos op aan en is ook bedoeld om een zo optimaal mogelijke economische waarde/loonwaarde te garanderen.

Definitie: mate van productieve tijd die direct gerelateerd is aan de mogelijkheden van de werknemer in relatie tot de contractuele arbeidsuren (denk aan extra wachten bij begeleidingstijd, instructietijd, controletijd waardoor de werknemer niet kan doorwerken, langere omsteltijd). Het gaat om de voorspelbaarheid van de netto productietijd van de werknemer.

Dat wordt ook uitgedrukt in een % van de Inzetbaarheid bij de normfunctie.

Om dat vast te stellen valt te denken aan:

  • problemen met het gedrag die de beschikbaarheid voor productie beïnvloeden;

  • kan onvoldoende met omschakeling omgaan;

  • verminderde aanwezigheid;

  • extra instructietijd/begeleidingstijd werknemer.

Inzetbaarheid is dus een verlaging van het aantal beschikbare uren voor de arbeidsprestatie. Inzetbaarheid is een verhouding ten opzichte van de verloonde uren, zowel in de normfunctie als in de te waarderen functie.

Iedere werknemer heeft verloonde uren waarin hij of zij niet beschikbaar is voor het verrichten van een taak. Dit kan veroorzaakt worden door werkoverleg, instructie, feedback over prestaties of stilstand door storing, etc. Als dat in het bedrijf voorkomt en ook geldt voor de te waarderen functie, dan maakt dit geen deel uit van de verlaging van de Inzetbaarheid. Dus vragen naar de normale mate van inzetbaarheid, de inhoud daarvan en of dat verhoudingsgewijs gelijk is in de uitgeoefende functie.

Voor het waarderen van de Inzetbaarheid gaat het om extra tijd die de werknemer niet kan werken door bijvoorbeeld afgeleid zijn, begeleiding, wachten op controle voor verder gegaan kan worden met het eigen proces, wachten op noodzakelijke hulp, etc. Belangrijk is om tijdens het onderzoek navraag te doen naar de oorzaak van de stilstand. Is de oorzaak gelegen in de mogelijkheden van de werknemer, dan behoort het bij het deelbegrip Inzetbaarheid. Is de oorzaak gelegen in bedrijfseigen processen, dan is het geen onderdeel van Inzetbaarheid.

Waardering Inzetbaarheid in getalsmatige percentages van de verloonde uren

De Inzetbaarheid waarderen we in verhouding tot de inzetbaarheid van de normwerknemer. Normwerknemer (fulltime,38 uur) kan 95% van de verloonde uren inzetten voor het leveren van een prestatie. In de parttime normwerknemer is er 90% (als kommafactor 0,9) inzetbaar. De te waarderen werknemer (parttimer) idem 0,9, maar gedurende die tijd is er sprake van 10% extra verlies aan inzetbaarheid. Dit verlaagt de beschikbaarheid van 0,9 naar 0,9 - 10% x 0,9 = 0,9 – 0,09 = 0,81.

In verhouding tot de normwerknemer is dat 0,81/0,9 x 100% = 90% of 0,9 als kommafactor.

Waardering inzetbaarheid uitgedrukt in uren

Voor een parttime (20 uur) normwerknemer is dit 90%, omdat de verloren uren in de praktijk gelijk zijn in uren. De te waarderen werknemer (parttimer, 20 uur) is tijdens de werkuren 2 extra niet productief door wachten op aanwijzingen en begeleiding tijdens het uitvoeren van zijn werk.

Net als de normwerknemer heeft de te waarderen werknemer 0,9 x 20 uur = 18 uur beschikbaar voor productie. Door de extra niet productieve uren wordt de inzetbaarheid verlaagd van 18 uur naar 18-2 = 16 uur. De Inzetbaarheid is in verhouding tot de normwerknemer dan 16/18 x 100% = 88,9% (afgerond 89%) of 0,89 als kommafactor.

Waardering Inzetbaarheid met behulp van schatting na doorvragen en eigen waarneming

Geschatte Inzetbaarheid, in relatie tot andere werknemers, in procenten netto beschikbare uren voor arbeid. Normwerknemer is 100%. Geschatte Inzetbaarheid te waarderen werknemer, in relatie tot andere werknemers, rekening houdend met ook hun verloren uren door bedrijfseigen processen, is 90%. Waarde Inzetbaarheid in de te waarderen taak is 90% of als kommafactor 0,9.

Daarin zitten invloeden van extra instructie, wachten op controle door anderen, wachten op omstellen door anderen. Veelal gaat het hier om uren die wel verloond worden, maar die de werknemer niet aanwendt voor productie. Sommige delen van Inzetbaarheid zullen uit de uitvraag naar voren komen als percentage en sommige delen komen naar voren als uren. Bij het uitdrukken in een totaalpercentage is het zaak geen dubbeltellingen mee te nemen. Een deel van de informatie die we over dit deelbegrip ontvangen zal in uren zijn, bijvoorbeeld omsteltijd en een deel in percentages, bijvoorbeeld begeleiding. Is begeleiding alleen gericht op uit te voeren handelingen, dan reken je deze niet over de uren die gewacht worden op omstellen.

3.2.5 Voorbeeld

Voorbeeld prestatiemeting archiefmedewerker op Tempo, Kwaliteit en Inzetbaarheid via de output begrippenbenadering

Per hoofdtaak dient te worden aangegeven wat de output is via de begrippen Tempo, Kwaliteit en Inzetbaarheid.

Uitgeoefende functie:

Hoofdtaken in termen van werktijdverdeling tijdens de uitoefening van de functie door de werknemer:

30% Verzamelen te archiveren informatie.

10% Classificeren van de aan te leggen archiefdossiers.

50% Samenstellen van archiefdossiers.

10% Opbergen van de archiefdossiers.

Normfunctie en de eisen in de normfunctie:

In de ambtenaren-cao komt de functie ‘Gemeentelijk archiefmedewerker’ voor met exact dezelfde werktijdenverdeling. Dit is dan ook de normfunctie met de daaraan verbonden eisen.

Tempo: 20 dossiers per dag; dit zijn er 100 per week. Tempo is 100% bij 100 stuks per week.

Kwaliteit: er worden gemiddeld per week 3 te archiveren stukken verkeerd geclassificeerd. Dan is de netto bruikbare output 100-3= 97. Kwaliteit is bij 97 stuks 100%

Inzetbaarheid: in de normfunctie gaat die controle om 5% van de werktijd per week.

De waargenomen prestaties van de werknemer:

Tempo: de werknemer haalt gemiddeld per week 100 dossiers.

Kwaliteit: de werknemer classificeert 7 te archiveren stukken verkeerd.

Inzetbaarheid: gebleken is dat de werknemer in deze functie stelselmatig fouten maakt bij het classificeren. Dit heeft geleid tot het instellen van controle. Alvorens het samenstellen vindt er controle plaats; de werknemer moet dan wachten en kan niet doorwerken. Het gaat dan om 10% van de werktijd.

Deze hiervoor beschreven benadering zou, op basis van deze gegevens, leiden tot de volgende prestatiewaardering per element:

Tempo: 100%

Kwaliteit: 93 (prestatie werknemer) / 97 (prestatie eis normfunctie) = 96%

Inzetbaarheid 90 / 95 = 95%

Noot: de Additionele kosten van de collega die controleert is ook 5% extra van de werktijd per week. Deze kosten mogen niet meegenomen worden in de loonwaardeberekening, maar moeten bij de Additionele kosten worden meegenomen. Zie verderop paragraaf 3.6.

3.2.6 Waarde van de consensus over de basisbegrippen

De expertgroep heeft, na het bereiken van bovenstaande consensus, nog besproken of er toch nog niet elementen aan Tempo, Kwaliteit en Inzetbaarheid moeten worden toegevoegd om de prestatie van een werknemer in termen van loonwaarde afdoende vast te kunnen stellen. Daarbij is één element nog uitgebreid besproken. Het gaat om het economisch belang van het begrip ‘efficiëntie van handelen’. In de Dariuz-methodiek wordt ‘efficiënt handelen’ gehanteerd naast het begrip Tempo. Het begrip Tempo reserveert Dariuz voor ‘snelheid van handelen’ en efficiënt handelen is de routing die je daarin (slim) kiest. Afhankelijk van de functie verwacht Dariuz dat het appèl op ‘efficiëntie’ of ‘Tempo’ verschillend kan zijn.

Andere experts stellen voor om efficiëntie deel uit te laten maken van Tempo, omdat het effect van efficiënt handelen is dat het Tempo hoger ligt. Bij VTA/DWI valt efficiency onder de vaardigheid die samen met inspanning het Tempo bepaalt. In de UWV-methodiek wordt efficiency ook onder Tempo geschaard. Besloten is om efficiency te behandelen onder Tempo en Tempo als uitkomstmaat te gebruiken.

Zolang er niet naar één methode gestreefd wordt blijven er op basis van de ontstaans-geschiedenissen van de verschillende methoden andere werkwijzen qua breedte en diepte van de gegevensverzameling voor de loonwaardebepaling. De experts stellen vast dat de verschillende loonwaardemethoden, met de afspraken in dit rapport, op een uniformere manier de loonwaarde kunnen bepalen. Daarbij zou het wel helpen als de verschillende methoden de volgende aanvullende afspraken hanteren.

  1. De Normfunctie via de afgesproken regels bepalen en duidelijk beschrijven in de rapportage.

  2. De gegevensverzameling voor het waarnemen van de gerealiseerde prestatie, zichtbaar via de gestandaardiseerde stappen en definities vertalen naar de drie begrippen Tempo, Kwaliteit en Inzetbaarheid.

  3. De af te spreken rekenregels uniform toe passen.

Daarbij kan het helpen als voor punt 2 per systeem een soort ‘vertaaltabel’ gemaakt wordt, die transparant maakt welke elementen van de gegevensverzameling van een methodiek aan welk basisbegrip (Tempo, Kwaliteit, Inzetbaarheid) gekoppeld is. Geopperd is het idee dat elke methodiek de bij de informatieverzameling gehanteerde begrippen van de eigen methode in de linkerkolom van de onderstaande voorbeeldvertaaltabel zet en aangeeft onder welk kernbegrip (Tempo, Kwaliteit, Inzetbaarheid) dit (eigen) deelelement wordt meegewogen.1

Voorbeeld van een vertaaltabel naar basisbegrippen loonwaardebepaling

Basisbegrippen loonwaarde

Voorbeeld van een deelverzameling van de informatie die verschillende methodieken verzamelen

Tempo

Kwaliteit

Inzetbaarheid

Additionele kosten

Efficiency

x

Snelheid

x

Vaardigheid

x

Extra rusttijden en extra pauzes

x

Verminderde aanwezigheid

x

Inspanning

x

Wachttijd omdat er eerst extra nieuwe instructie gegeven moet worden.

x

Extra Instructietijd werknemer

x

Afbreukrisico

x

Extra Instructietijd van de Instructeur

x

Extra verzuim

x

Werkvoorziening

x

Etc.

1 

Er is door de drie betrokken methodieken – VTA/DWI, UWV, Dariuz – een eerste proeve aangeleverd van een dergelijke vertaaltabel. Dit zijn niet opgenomen in dit rapport, maar is opvraagbaar bij het AKC als losse bijlage 3.